Automatisering
Vijf terugkerende taken die je kunt automatiseren
Van een nieuw dossier tot een vervolgcontrole: ontdek vijf praktische manieren om terugkerend regelwerk in Checkmaster te automatiseren.
· 3 min leestijd
Na iedere controle hetzelfde dossier aanmaken. De verantwoordelijke collega berichten. Een vervolgformulier klaarzetten. Het zijn kleine handelingen, maar ze komen telkens terug. En op een drukke dag wordt juist zo’n overdrachtsstap gemakkelijk vergeten.
Met automatisering leg je vast wat er na een bepaalde gebeurtenis moet gebeuren. In Checkmaster bestaat zo’n workflow uit een aanleiding, eventuele voorwaarden en een of meer acties. De mogelijkheden hangen af van het onderdeel en de inrichting. Deze vijf toepassingen geven een praktisch vertrekpunt.
1. Een dossier starten na een registratie
Als een ingevuld formulier aanleiding is voor verdere behandeling, wil je de gegevens niet opnieuw overtypen. Een workflow kan een dossier aanmaken waarin de opvolging verdergaat.
Bijvoorbeeld na een ontvangstcontrole waarvoor beoordeling nodig is. Je bepaalt bij welke formulieren en uitkomsten een dossier past. Een geslaagde routinecontrole hoeft daardoor niet hetzelfde vervolg te krijgen als een afwijking.
2. Een concrete taak klaarzetten
Een nieuw dossier is nog geen werkafspraak. Je kunt ook een taak laten klaarzetten met een omschrijving, een verantwoordelijke en een termijn. Denk aan “beoordeel de bevinding binnen twee werkdagen”.
Beschrijf het gewenste resultaat zo duidelijk mogelijk. “Beoordeel de beschadiging en leg het besluit vast” helpt de uitvoerder meer dan “opvolgen”. Kies bovendien een eigenaar die de taak daadwerkelijk kan uitvoeren.
3. Het juiste vervolgformulier aanbieden
Na herstel wil je vaak opnieuw controleren. Met een workflow kun je een vervolgformulier of formulieractie klaarzetten bij het dossier. De behandelaar hoeft dan niet te zoeken welke controle bij deze stap hoort.
Maak vooraf duidelijk wat de hercontrole moet vaststellen. Het formulier kan vragen naar het uitgevoerde herstel, het resultaat van een nieuwe meting en de onderbouwing van de afronding.
4. De status laten aansluiten op de processtap
Een statuswijziging kan onderdeel zijn van een workflow. Daarmee laat je het dossier aansluiten op een vastgelegde gebeurtenis, zoals het beschikbaar komen van een beoordeling of het starten van een vervolgstap.
Kies voorwaarden die echt iets zeggen over de voortgang. Een ingevuld formulier is bijvoorbeeld niet altijd hetzelfde als een goedgekeurd resultaat. Laat inhoudelijke besluiten bij de daarvoor verantwoordelijke persoon wanneer een automatische uitkomst onvoldoende is.
5. Een bericht op het juiste moment klaarzetten of versturen
Wanneer iemand een vervolgstap moet uitvoeren, kan een bericht met een vast sjabloon helpen. Denk aan een melding dat een beoordeling nodig is. Checkmaster ondersteunt het versturen van sjabloonberichten als workflowactie.
Bepaal zorgvuldig wie het bericht nodig heeft en welke informatie erin moet staan. Controleer ook of dezelfde persoon al via een andere route wordt geïnformeerd. Een gerichte melding helpt meer dan meerdere berichten over dezelfde gebeurtenis.
Begin klein en test de uitzonderingen
Kies eerst één aanleiding en één of twee vervolgacties. Probeer vervolgens zowel een situatie waarin de workflow moet reageren als een situatie waarin niets hoeft te gebeuren. Controleer welke gegevens worden overgenomen, wie verantwoordelijk is en wat er gebeurt bij een herhaalde gebeurtenis.
Activeer een workflow pas nadat de voorwaarden, ontvangers en gevolgen voor jouw proces zijn gecontroleerd. Loop ook na wie de inrichting beheert wanneer het proces later verandert.
Zo haal je terugkerend regelwerk uit handen zonder het overzicht te verliezen. Lees ook hoe je een afwijking van bevinding naar oplossing brengt en bekijk de mogelijkheden van Checkmaster.
