Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Mevec is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt, bijvoorbeeld bij contactaanvragen via de Checkmaster-website en communicatie over haar dienstverlening. De onderdelen 2 tot en met 5 hieronder gaan over deze verwerking door Mevec.

Voor gegevens die een klantorganisatie voor haar eigen processen via Checkmaster verwerkt, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Mevec verwerkt deze gegevens namens die organisatie als verwerker, volgens de verwerkersafspraken. Dat Mevec de gegevens technisch verzamelt, opslaat of verstuurt, maakt Mevec voor die verwerking niet de verwerkingsverantwoordelijke. Onderdeel 9 licht deze verwerking via de software toe.

De rol hangt af van het doel van de specifieke verwerking. Ook bij technische beveiligingsregistraties moet onderscheid worden gemaakt tussen verwerking namens een klantorganisatie en eventuele verwerking voor eigen beveiligingsdoeleinden van Mevec.

2. Welke gegevens we verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor normale communicatie en dienstverlening, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van een bericht of aanvraag.

3. Waarvoor we deze gegevens gebruiken

Wij gebruiken deze gegevens om contact op te nemen naar aanleiding van een aanvraag, informatie of offertes te verstrekken, zakelijke relaties te onderhouden, beveiligings- en beschikbaarheidsvragen te beantwoorden en de website technisch goed te laten functioneren.

4. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

5. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor hosting of communicatievoorzieningen, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Waar nodig maken wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking. Meer informatie daarover staat op onze pagina over beveiliging en privacy.

7. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en overdracht van je persoonsgegevens, voor zover deze rechten op jouw situatie van toepassing zijn. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Als een verlenging nodig is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, informeren wij je binnen die maand over de reden en de verlenging van maximaal twee maanden. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Contact

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking door Mevec kun je contact opnemen via de contactpagina van Checkmaster. Voor gegevens die een organisatie via een formulier, dossier, bericht of portaal verwerkt, neem je contact op met die organisatie.

9. Gegevens van klantorganisaties in Checkmaster

Formulieren, dossiers, berichten en het portaal

Een klantorganisatie kan Checkmaster gebruiken om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken in formulieren, dossiers, gewone e-mails, beveiligde berichten en een extern portaal. Een e-mail met een formulierlink is bijvoorbeeld onderdeel van het proces van die organisatie. De organisatie bepaalt welke gegevens zij nodig heeft, waarvoor zij deze gebruikt, met wie zij deze deelt en hoelang zij deze bewaart. Mevec verzorgt de technische uitvoering in opdracht van de organisatie.

Deze toelichting vervangt de privacyverklaring van de klantorganisatie niet. Raadpleeg die verklaring voor de concrete doeleinden, juridische grondslagen en bewaartermijnen. Gebruik voor vragen de contactgegevens van de organisatie in de uitnodiging, het formulier of het portaal.

Welke gegevens kunnen worden verwerkt

• Contact- en accountgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Gegevens die de organisatie in een dossier vastlegt of die je via een formulier of het portaal verstrekt, waaronder antwoorden en aangeleverde documenten.
• Berichtinhoud, bijlagen en verzendstatussen van communicatie namens de organisatie.
• Registraties van toegang, verificatie en wijzigingen, voor zover de gebruikte functie deze vastlegt, inclusief tijdstippen en de betrokken gebruiker of ontvanger.
• Technische gegevens die bij de betreffende functie worden vastgelegd, zoals IP-adres en browser- en apparaatinformatie.

Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, hangt af van de gebruikte functies en de inrichting door de klantorganisatie. Een gewone e-mail met een link betekent niet automatisch dat dezelfde bekijk- en downloadregistratie plaatsvindt als bij Secure Messages.

Registratie van inloggegevens

Checkmaster registreert geslaagde en mislukte inlogpogingen om accounts en de dienstverlening te beveiligen, ongeoorloofde toegang en misbruik te signaleren en beveiligingsincidenten te onderzoeken. Daarbij worden onder meer het gebruikte e-mailadres of account, het tijdstip, het IP-adres, browser- en apparaatinformatie en het resultaat van de inlogpoging vastgelegd. Waar van toepassing wordt ook de verificatiestatus vastgelegd, bijvoorbeeld bij tweestapsverificatie.

Deze registratie is bedoeld voor beveiliging. Inzage is beperkt tot bevoegde personen binnen de toepasselijke beheer- en beveiligingsrollen. Voor vragen over de verwerking van inloggegevens kun je contact opnemen met je organisatie of met Mevec via de contactpagina.

Aanvullende registratie bij beveiligde berichten

Bij Secure Messages worden gebeurtenissen vastgelegd zoals het openen van de toegangspagina, aanvragen van een verificatiecode, geslaagde of mislukte verificatie, bekijken van het bericht en bekijken of downloaden van bijlagen. Daarbij worden tijdstippen en bij bijlagegebruik de documentidentificatie en bestandsnaam geregistreerd. Herhaalde downloads worden afzonderlijk vastgelegd. Bij gebeurtenissen op de berichtpagina worden ook het IP-adres en de door de browser meegestuurde browser- en apparaatinformatie (user-agent) opgeslagen.

Deze gegevens worden gebruikt om toegang te beveiligen, misbruik te beperken en de berichtafhandeling inzichtelijk te maken. Bevoegde gebruikers bij de klantorganisatie kunnen de historie raadplegen, waaronder verificatie-, bekijk- en downloadtijdstippen per ontvanger en document. Om toegang te verifiëren wordt een eenmalige code via sms of e-mail verstuurd. Zonder geslaagde verificatie krijg je geen toegang tot de beveiligde berichtinhoud en bijlagen.

Toegang en ingeschakelde dienstverleners

Toegang tot klantgegevens wordt beperkt volgens de toepasselijke rollen en rechten. Mevec verwerkt klantgegevens onder de verwerkersafspraken. Voor hosting en communicatie, zoals bezorging van e-mails en sms-codes, worden dienstverleners ingeschakeld voor zover dat nodig is voor de dienstverlening en onder de toepasselijke afspraken.

Bewaren en verwijderen

De klantorganisatie bepaalt en onderbouwt de bewaartermijnen voor haar gegevens en is verantwoordelijk voor passende verwijdering. Er is geen uniforme termijn voor alle formulieren, dossiers, berichten en portaalgegevens. Vraag de organisatie naar de termijn die voor jouw gegevens geldt.

Archiveren of het verlopen of intrekken van een toegangslink verwijdert gegevens niet automatisch. Verwijdering van een dossier via het dossierbewaarbeleid verwijdert ook de bijbehorende beveiligde berichten en toegangshistorie. Andere gegevens, zoals account- en loginregistraties of gegevens die ook voor andere dossiers nodig zijn, vallen niet automatisch onder diezelfde verwijdering. Voor back-ups kunnen afzonderlijke bewaartermijnen gelden.

Vragen, grondslag en privacyverzoeken

De klantorganisatie bepaalt en onderbouwt de toepasselijke juridische grondslag. Het volgen van een link, aanvragen van een code of openen van een bericht is op zichzelf geen toestemming voor andere verwerking. Neem voor inzage, correctie, verwijdering of bezwaar over klantgegevens contact op met de betreffende organisatie. Mevec ondersteunt die organisatie bij de afhandeling volgens de verwerkersafspraken. Voor verwerking voor eigen doeleinden van Mevec kun je rechtstreeks contact opnemen met Mevec.