Van planning naar factuur: voorkom dat uitgevoerd werk blijft liggen

De onderhoudsbeurt is klaar. De monteur is alweer onderweg naar de volgende klant, maar op kantoor ontbreekt nog de informatie voor de factuur. Hoeveel uur is er gewerkt? Welk materiaal is gebruikt? En hoort de extra controle bij de vaste prijs? De afspraak staat in de agenda, de toelichting zit in een bericht en de artikelen moeten nog worden opgezocht.

Je kunt die overdracht eenvoudiger maken door al bij het plannen een activiteit aan de juiste artikelen te koppelen. Na uitvoering controleer je de werkelijke aantallen en maak je daarvan een conceptfactuur. Zo hoeft de administratie de opdracht minder vaak opnieuw samen te stellen.

Waar het werk tussen planning en facturatie blijft hangen

Een afspraak vertelt wanneer iemand ergens moet zijn. Voor facturatie heb je ook nodig wat er is gedaan, voor wie en tegen welke prijs. Als die gegevens op verschillende plekken staan, ontstaan gemakkelijk vragen achteraf. Een collega moet de uitvoerder bellen, een oude offerte zoeken of wachten op een werkbriefje.

Dat kan ertoe leiden dat een factuur later wordt gemaakt of dat een gebruikte artikelregel ontbreekt. Ook een verkeerde aanname is mogelijk: twee gereserveerde uren betekenen niet vanzelf dat twee uur mag worden gefactureerd. Maak daarom onderscheid tussen de geplande tijd, de uitvoering en de aantallen die op de factuur horen.

Geef terugkerende activiteiten een vaste basis

Veel dienstverleners plannen regelmatig hetzelfde soort werk: een onderhoudsbeurt, inspectie, installatie of servicebezoek. Daarvoor kun je in Checkmaster een activiteit aanmaken met een standaardduur en gekoppelde artikelen. Bijvoorbeeld een vast bedrag voor de onderhoudsbeurt, een artikel voor arbeid per uur en een artikel voor materiaal.

Wanneer je die activiteit bij een afspraak kiest, neem je de standaardartikelregels mee. Je koppelt ook de klant en, waar van toepassing, het dossier. De omschrijvingen, eenheden, prijzen en btw worden bij de afspraak bewaard. Als een artikelprijs later verandert, wijzigt de opgeslagen afspraak daardoor niet ongemerkt.

Een standaard helpt alleen als deze bij je afspraken met de klant past. Neem werk dat al in een vaste prijs zit niet nogmaals als losse arbeidsregel op. Activiteiten die je niet in rekening brengt, kun je als niet factureerbaar inrichten.

Een onderhoudsbeurt van afspraak tot conceptfactuur

Stel dat je een onderhoudsbeurt inplant voor een klant. In dit fictieve voorbeeld bestaat de activiteit uit een onderhoudsbeurt van € 45, twee uur arbeid à € 65 en materiaal van € 25. De afspraak heeft een standaardduur van twee uur. Bij deze aantallen is het totaal € 200 exclusief btw.

Na het bezoek controleert de medewerker de aantallen. Duurde het werk anderhalf uur en is dat de afgesproken grondslag voor facturatie? Dan pas je de arbeidsregel aan naar 1,5 uur. Is een artikel niet gebruikt, dan zet je het aantal op nul. De administratie hoeft daarvoor geen nieuwe lijst met artikelen op te bouwen.

De activiteiten, klant en artikelregels bij dezelfde afspraak maken de overdracht naar de administratie concreet.

Vervolgens zet je de afspraak op Uitgevoerd. Met een gekoppelde relatie of contactpersoon als ontvanger maak je een conceptfactuur aan. De gecontroleerde artikelregels worden overgenomen. Open je deze stap opnieuw, dan kom je bij dezelfde factuur terecht.

Het concept blijft een controlemoment: bekijk de ontvanger, omschrijvingen, aantallen en bedragen voordat je de factuur verzendt. Uitvoering vastleggen en een factuur versturen zijn afzonderlijke stappen, zodat de verantwoordelijke collega de factuur kan beoordelen.

De overgenomen artikelregels staan klaar voor controle voordat de conceptfactuur wordt verstuurd.

Begin met één veelvoorkomende activiteit

Je hoeft niet meteen iedere uitzondering vast te leggen. Kies eerst een dienst die je regelmatig uitvoert en spreek met de planning, uitvoering en administratie af hoe de overdracht werkt:

• Welke artikelen horen standaard bij deze activiteit?
• Wie controleert na uitvoering de werkelijke aantallen?
• Welke klantgegevens moeten vóór facturatie compleet zijn?
• Wie beoordeelt het concept en verstuurt de factuur?

Doorloop samen één afspraak en pas de standaard aan waar nodig. Zo krijgt uitgevoerd werk een duidelijke volgende stap, met minder zoekwerk tussen agenda en factuur. Lees ook hoe je de gegevens rond een opdracht in één dossier samenbrengt of bekijk de mogelijkheden van Checkmaster.